Por: Dra. Luz Eneida Saldaña Parra – Doctor en Jurisprudencia de la Universidad Colegio Mayor de Nuestra Señora del Rosario, especialista en Derecho Administrativo y en Derecho Financiero.

Varios administradores, miembros de Consejos de Administración, copropietarios y demás personas interesadas en la Propiedad Horizontal, nos han consultado recientemente sobre la celebración de las Asambleas Generales Ordinarias de Copropietarios; teniendo en cuenta la proximidad de la fecha límite para su realización (31 de marzo) y la reciente expedición de normas que les son aplicables; nos referiremos a las modalidades previstas en la ley para poderlas cumplir de manera adecuada.

Te recomendamos leer esta publicación sobre la realización de Asambleas durante la pandemia y la segunda, sobre la discusión en torno a la incertidumbre que se generó con la expedición del Decreto 398 de 2020

A continuación, presentamos algunos comentarios y análisis al respecto.

  1. Decreto 176 de 23 de febrero de 2021:

Sobre esta norma, que determina las reglas aplicables a las reuniones de asambleas o juntas de socios del máximo órgano social de personas jurídicas, nos permitimos destacar los siguientes puntos:

Es pertinente precisar que este decreto aplica para Propiedades Horizontales al tenor de lo previsto en el artículo 14, para que se puedan llevar a cabo en forma presencial, no presencial o incluso mixta y además:

  • Aclara que procede la aplicación del artículo 1º del decreto 398 de 2020 para Propiedad Horizontal, al establecer que “… cuando se hace referencia a «todos los socios o miembros» se entiende que se trata de quienes participan en la reunión no presencial, siempre que se cuente con el número de participantes necesarios para deliberar según lo establecido legal o estatutariamente.”, correspondiendo al representante legal deberá dejar constancia en el acta sobre la continuidad del quórum necesario durante toda la reunión al igual que realizar la verificación de identidad de los participantes virtuales…” (comillas y subrayas fuera de texto)
  • El parágrafo del artículo 1º. del decreto 398 estableció que: Las reglas relativas a las reuniones no presenciales serán igualmente aplicables a las reuniones mixtas, entendiéndose por ellas las que permiten la presencia física y virtual de los copropietarios y de sus apoderados.
  • Determinó que el plazo máximo para celebrar las asambleas correspondientes al ejercicio 2019 – 2020, será el 31 de marzo de 2021. Si llegada tal fecha la reunión no fuere convocada, los asociados se podrán reunir por derecho propio el primer día hábil del mes de abril de 2021, a las 10 a.m. en las oficinas del domicilio principal donde funcione la administración de la sociedad.
  • La Copropiedad podrá escoger si realizará la Asamblea en forma presencial, no presencial o mixta, para lo cual tendrá en cuenta las disposiciones legales o estatutarias aplicables sobre convocatoria, quórum y mayorías establecidas en la ley 675 y en particular lo establecido en el Decreto 398 del 13 de marzo de 2020 respecto del quórum de las reuniones no presenciales o mixtas.
  • Bajo el principio de corresponsabilidad, el representante legal será responsable de que se cumplan las disposiciones de bioseguridad aplicables en el evento de que se realice una reunión presencial, lo será a su vez, del desarrollo de la reunión para las que se realicen bajo la modalidad no presencial o mixta y podrán disponer que se ejerza mediante el uso de repositorios de información digital u otros instrumentos tecnológicos que garanticen el cumplimiento de la ley de Habeas Data.
  • Por su parte, cada copropietario será responsable de contar con los medios necesarios para participar en la respectiva reunión no presencial o mixta.
  • Cuando en una misma reunión del máximo órgano social se deban agotar los temarios relacionados con los cierres del ejercicio contable de los años 2019 y 2020, el derecho de inspección sobre la información relacionada con estos ejercicios se ejercerá dentro de un mismo término, según las normas legales y del reglamento. En todo caso, en desarrollo de la reunión se deberán agotar primero los asuntos relacionados con el ejercicio del año 2019 y luego los del ejercicio 2020.
  1. Procedencia de las Asambleas Virtuales en la Propiedad Horizontal.

La posibilidad de realizar asambleas virtuales en la propiedad horizontal la da el artículo 42 de la ley 675 de 2001, que trata sobre las reuniones no presenciales y el artículo 14 del reciente decreto 176 de 2021, en efecto, el artículo 42 de la Ley 675 establece: “Siempre que ello se pueda probar, habrá reunión de la asamblea general cuando por cualquier medio los propietarios de bienes privados o sus representantes o delegados puedan deliberar y decidir por comunicación simultánea o sucesiva de conformidad con el quórum requerido para el respectivo caso(…).”

La ley se refiere a reuniones no presenciales, lo que hoy ha sido interpretado o extendido a reuniones virtuales mediante plataformas tecnológicas que puedan permitir a los copropietarios concurrir simultáneamente para deliberar y decidir.

Sobre el quórum necesario para celebrar las asambleas no presenciales, se debe tener presente lo mencionado en los artículos 44, 45 y 46 de la Ley 675 de 2001 y en el artículo 2.2.1.16.1 del Decreto 1074 de 2015, (adicionado por el decreto 398 de 2020) al referirse a las reuniones no presenciales así: “Para los efectos de las reuniones no presenciales… cuando se hace referencia a “todos los socios o miembros» se entiende que se trata de quienes participan en la reunión no presencial, siempre que se cuente con el número de participantes necesarios para deliberar según lo establecido legal o estatutariamente.”

 Requisitos para la Asamblea Virtual:

La convocatoria debe hacerse al 100% de los copropietarios con la debida antelación al último domicilio registrado, en el entendido que, es responsabilidad de los propietarios mantener actualizados sus datos de contacto.

Ahora, si bien la ausencia de política de tratamiento de datos no es obstáculo para convocar a los copropietarios, se deberá obtener la autorización para el tratamiento de datos personales, máxime cuando dichas sesiones deben ser grabadas.

El representante legal, para acreditar la validez de una reunión no presencial (virtual), debe dejar prueba inequívoca de su celebración (grabación magnetofónica, correo, video, o similares del evento), donde sea claro el nombre del propietario que emite la comunicación, el contenido de la misma y la hora en que lo hace, al igual que copia de la convocatoria efectuada a los copropietarios, custodiarlo y conservar la grabación para su posterior consulta. El representante legal deberá dejar constancia en el acta sobre la continuidad del quórum necesario durante toda la reunión.

Deberá realizar la verificación de identidad de los participantes virtuales para garantizar que sean en efecto los socios, sus apoderados o los miembros de junta directiva y garantizar la acreditación de validez de la reunión conforme a las normas establecidas para cada modalidad (presencial o no presencial) en los términos de la Ley 675 de 2001.

Es decir que desde que inicia la asamblea virtual hasta que termina, debe conservarse el quórum mínimo exigido por la ley o el reglamento, situación que debe hacerse constar en el acta respectiva. No es necesario que asista el 100% de los copropietarios, pero sí que deliberen el 100% de los que asistan, siempre que se cuente con el número de participantes necesarios para deliberar según lo establecido legal o estatutariamente.

Lo que la norma pretende es que el 100% de los participantes en la asamblea puedan deliberar, no que deban participar el 100% de los copropietarios en la asamblea.

Las reglas relativas a las reuniones no presenciales serán igualmente aplicables a las reuniones mixtas, entendiéndose por ellas las que permiten la presencia física y virtual de los socios o sus apoderados.

El quórum en las asambleas virtuales de la propiedad horizontal seguirá siendo el mismo que señala la ley 675 de 2001 en su artículo 45 y los reglamentos de cada propiedad horizontal esto es, “…la asamblea general sesionará con un número plural de propietarios de unidades privadas que representen por lo menos, más de la mitad de los coeficientes de propiedad…”

  1. Procedencia de las Asambleas Presenciales en la Propiedad Horizontal.

Actualmente, todas las personas jurídicas se encuentran habilitadas por el Decreto 398 de 2020, para realizar sus reuniones ordinarias bajo la modalidad presencial, esto incluye a las copropiedades como personas jurídicas reguladas en la Ley 675 de 2001.

El Ministerio de Salud y Protección Social, a través de sus resoluciones 222 de fecha 25 de febrero 25 de 2021, prorrogó la emergencia sanitaria y por la 223 de la misma fecha, modificó los protocolos de seguridad adoptados por el mismo Ministerio. Además, la 222 modifica el artículo 2º de la Resolución 1462 de 25 de agosto de 2020, que prohibía eventos de carácter privado de más de 50 personas, límite que hacía bastante difícil la celebración de asambleas con más de 100 unidades privadas.

En efecto, el artículo 2º de la Resolución 0222 de 2021, al adoptar las medidas para prevenir y controlar la propagación del COVID-19, establece en su numeral 2.1., la prohibición de eventos privados que impliquen la aglomeración de personas.

Ahora bien, ¿qué se entiende por AGLOMERACIÓN?

El parágrafo primero del citado artículo la define como “Toda concurrencia de personas en espacios cerrados y abiertos, en los cuales no pueda guardarse el distanciamiento físico establecido en los protocolos de bioseguridad (2 metros), expedidos por el Ministerio de Salud y Protección Social entre persona y persona; también, cuando la disposición del espacio y la distribución de muebles y enseres dificulte o impida dicho distanciamiento.” (A la luz de esta nueva disposición, NO tiene nada que ver con el número de 50 personas). No sobra aclarar que estas medidas son de inmediata ejecución, tienen carácter transitorio, preventivo y obligatorio, con posibilidad de sanciones.

Así, fue eliminado el número máximo de personas en la reunión y por tanto ya no existe límite de propietarios o delegados en una asamblea, siempre que se garantice, eso sí, el cumplimiento de las condiciones de distanciamiento mínimo de 2 metros entre persona y persona, tapabocas permanente, lavado de manos frecuente y demás protocolos de salubridad.

Por ende, señor Administrador, se sugiere que antes de tomar la decisión de realizar una asamblea de manera presencial, usted como representante legal y responsable determinado por la ley misma, analice previamente y a fondo estos aspectos que son de la mayor importancia a saber:

  • Velar por el cumplimiento de las medidas de bioseguridad y todos los protocolos establecidos por el Ministerio de Salud y Protección Social, tomando en cuenta el número de unidades privadas, el espacio o recinto donde pretende llevarse a cabo la sesión, es decir, debe ser un espacio que garantice el distanciamiento social, la ventilación, y la seguridad de todos los que asistan a la reunión y adicionalmente de los medios tecnológicos para el cabal desarrollo de la Asamblea y la protección de la información y tratamiento de datos de los asistentes.
  • No permitir la aglomeración, sea cual sea el número de personas, debe cumplirse el distanciamiento físico y que la disposición del espacio, los enseres o la distribución de muebles no impida el distanciamiento, es decir, una reunión de 5 personas que no tengan el distanciamiento físico de dos metros, es considerada AGLOMERACIÓN y por ende está prohibida.
  • De considerarlo necesario, le sugerimos se asesore de un profesional en Seguridad Social (Riesgos Laborales) SG-SST.

Esta responsabilidad radicada en cabeza del administrador y representante legal de la Copropiedad, se desprende de lo preceptuado en el decreto 176 de 2021, la resolución 222 de 2021, el decreto 206 de 2021 y el artículo 50 de la ley 675 de 2001 que establece: Los administradores responderán por los perjuicios que por dolo, culpa leve o grave, ocasionen a la persona jurídica, a los propietarios o a terceros. Se presumirá la culpa leve del administrador en los casos de incumplimiento o extralimitación de sus funciones, violación de la ley o del reglamento de propiedad horizontal.

Mitiga los riesgos, consúltanos para aclarar cualquier duda haciendo clic aquí http://bit.ly/3qrmXMF

Finalmente, la resolución 223 modificó el anexo técnico de la norma que establecía los protocolos sanitarios para prevenir el Covid-19, eliminando una serie de medidas que se estaban tomando en sitios públicos, tales como toma de temperatura, listados al ingreso de sitios, tapetes con desinfectante y estableció que cada sector, empresa o entidad, deberá realizar con el apoyo de sus administradoras de riesgos profesionales, las adaptaciones correspondientes a su actividad.

El énfasis se mantiene en contar con suficientes medidas de ventilación y en la necesidad de que haya un distanciamiento físico de dos metros, con base en lo establecido en los protocolos, así como en el uso del tapabocas y el lavado de manos frecuente.

Si necesitas asesoría para la realización de tu Asamblea, Consejuridico tiene profesionales altamente capacitados para ti que puedes contactar haciendo clic aquí

http://bit.ly/3qrmXMF

Artículo hecho para @Neivor por @Consejuridico  #ComunidadNeivor #QueremosAcompañarte

¡Estás a un paso de descubrir Neivor!

Hemos recibido tus datos correctamente.

Recibirás información en tu correo electrónico sobre las ventajas de administrar condominios con Neivor.