Con la reciente publicación de la Guía sobre el tratamiento de Datos Personales en la Propiedad Horizontal, y la imposición de cuantiosas multas por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio, delegatura de Protección de Datos. Nos han consultado de manera ya reiterada sobre la aplicación particular de la reglamentación y la responsabilidad de la copropiedad y cada uno de sus integrantes (administrador, miembros del consejo de administración, empleados, contratistas). El pasado 3 de febrero, en nuestro Conversatorio organizado con Neivor, recibimos muchas preguntas sobre el tema y en este conciso escrito vamos a responder a grandes rasgos dichas inquietudes.

Lo primero que nos preguntaron en repetidas ocasiones es sobre las multas de la Superintendencia y cómo prevenirlas. Es necesario manifestar que el riesgo de sanciones por incumplimiento de las normas de Habeas Data es real y se puede prevenir de manera sencilla: adoptando protocolos que protejan, con especial cuidado a las disposiciones respecto de datos sensibles como biométricos o menores de edad, estos protocolos deberían además ir acompañados de unas capacitaciones para proveedores y empleados, y la revisión de los contratos con terceros en que se verifique la confidencialidad de la información. Si necesitas apoyo con la construcción e implementación de los protocolos, nos puedes contactar haciendo click aquí

Para lograr la máxima reducción de riesgos, es necesario tener en cuenta una pregunta fundamental ¿Qué es el Habeas Data? La expresión latina alude a “tener datos presentes”, según la definición del Diccionario panhispánico del español jurídico, es el  “Derecho a la propia intimidad informática, que confiere a su titular un derecho de control sobre los datos (acceso, rectificación y cancelación de los mismos), interviniendo el Estado en su protección y tutela con agencias o comisarios para la protección de datos.”

En Colombia, la Protección de Datos Personales se encuentra reglamentada en la Ley 1581 de 2012, esta norma establece una serie de medidas encaminadas a garantizar el ejercicio de los derechos derivados del Habeas Data, los principios rectores del tratamiento, las distintas categorías y tipificaciones de datos, los procedimientos de consulta, reclamo y procedibilidad; los deberes que deben cumplir las personas que manejan los datos, los mecanismos de sanción, y demás estipulaciones que crearon un panorama general de protección. La importancia de un adecuado Tratamiento de Datos personales no solamente atañe a las Propiedades Horizontales, ésta es un área del derecho con muchísimas aplicaciones por ejemplo en plataformas tecnológicas, comercio digital, vigilancia, y demás actividades del día a día en que se puede incurrir en vulneraciones o malos manejos que acarrean cuantiosas sanciones.

¿Cómo aplican los principios del Tratamiento de Datos Personales en la Propiedad Horizontal? La mencionada ley estipula una serie de principios rectores que sirven como una especie de faro de las actuaciones derivadas con el manejo de Datos o relacionadas con dicho ejercicio. Los principios que se establecieron son los siguientes: Principio de legalidad,  finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida,  seguridad y Principio de confidencialidad. Si bien todos estos principios mencionados parecen no tener una aplicación directa en las copropiedades, cada uno de estos debe ser tenido en cuenta no solo por los Administradores, sino también por los proveedores, empleados, miembros de Consejo, y copropietarios, por cuanto abarcan la generalidad de situaciones que se puedan presentar, el cumplimiento de estos principios en los contratos con proveedores, manejo de datos biométricos, circuitos cerrados de televisión, y el cumplimiento de los protocolos, permitirán a las copropiedades evitar riesgos relacionados con sanciones o multas.

¿Cómo se maneja el tema de información médica relacionada con el COVID 19 en las Propiedades Horizontales? La pandemia generada por el coronavirus ha modificado de manera drástica la forma en que nos relacionamos con nuestro entorno, en las Propiedades Horizontales, se ha hecho necesario adoptar una serie de medidas para proteger la salud de las personas que trabajan o conviven dentro; los Datos Médicos, gozan de una protección especial por ser altamente confidenciales y sensibles, son varios los escenarios en que se debe acceder y compartir la información médica relacionada con el virus para romper la cadena de contagio, proteger a la población más vulnerable y prevenir muertes.

Si quieres tener más información sobre el Habeas Data en Propiedades Horizontales, síguenos en las redes sociales @Consejuridico y @Neivor

Documento escrito por @Consejuridico @Neivor.

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