Uno de los puntos más importantes dentro de la administración de condominios es poder ganarse la confianza y respaldo del Comité de Vigilancia, ya que esto facilitará tu gestión, haciéndola visible y valorada, pero ¿cómo logras esto? Existen diversas estrategias y factores, pero uno fundamental es generando informes.

“Yo empecé a administrar condominios en los años 90. En ese tiempo no existía la Ley de Condominios y mi administración podía llegar a ser confusa y poco transparente para mis clientes. Elaborar informes puede parecer complicado, pero mejoran mucho la comunicación, credibilidad y a la larga la gestión es mucho más clara para todos, incluso para mí.”

Los informes ordenan y sintetizan los datos y son la manera más práctica de mantener toda la información del condominio disponible en cualquier momento. Además, aseguran que la comunicación con el comité de vigilancia y residentes se mantenga en buenos términos; gracias a que puedes resolver sus dudas y mantenerlos al tanto de todo lo que pasa en el condominio.  

Esto parece hasta cierto punto algo lógico, pero muchas veces lo olvidamos por estar al frente de un condominio y que las tareas del día a día se llevan toda tu atención. Sin embargo, ¡no lo dejes pasar! Continúa leyendo y pon en práctica estos consejos para que los residentes te perciban como una persona capaz, ordenada, confiable y comprometida, alguien que realmente se preocupa por ellos y al mismo tiempo comienza a tener más reconocimiento por tu trabajo.

Comité de Vigilancia, ¿qué es y quiénes lo integran? 

Empecemos con los básicos, en todo condominio debe existir un Comité de Vigilancia, es una disposición de la Ley de Condominios. Su función es, básicamente, supervisar, evaluar y ser un apoyo en tu desempeño como administrador. 

¿Quiénes integran el comité de vigilancia? Un presidente y, dependiendo del tamaño del condominio, por dos y hasta cinco miembros dependiendo del número de unidades de del condominio, ellos son nombrados como vocales.

Todos los integrantes deben ser condóminos sin adeudos y su puesto es honorífico, es decir, que no cobran por ese servicio. Además, dos miembros pueden reelegirse de manera consecutiva, excepto el presidente, que en ningún caso podrá ser reelecto de forma consecutiva. Las decisiones se toman entre todos.

Su trabajo consiste en: 

¿Qué informes debo elaborar para el Comité de Vigilancia? 

Además de tener el libro de actas de las asambleas de condóminos, por ley (Artículo 43 párrafo XII de la ley vigente para la Ciudad de México), debes elaborar varios informes. Los más importantes para tener el control del condominio son:

1.- Informe de mantenimiento

Es un reporte que se actualiza al menos dos veces al año en donde describes el estado de conservación del condominio y las acciones que has generado en caso de arreglos y la cantidad de dinero que se invirtió. La base de este informe puede ser un checklist de mantenimiento que te ayude a especificar: 

2.- Reportes de faltas al condominio

Es un reporte que se genera a partir de las quejas de otros vecinos o por daños en áreas comunes u otras infracciones descritas en el reglamento. Aquí debes especificar:  

3.- Informes administrativos

Este informe es útil para reportar los gastos generados de la gestión laboral con los empleados, de registros legales, entre otras actividades. La información puede ser mayor, pero debe incluir al menos: 

4.- Estados de cuenta

 Debes entregar un informe mensual que contenga los estados de cuenta del condominio con los siguientes datos: 

Recuerda que, una vez aprobado por el Comité de Vigilancia, deberás entregar este estado de cuenta a cada condómino, pero eliminando los nombres de los deudores. 

5.- Un informe anual

Un informe anual es un estatus sobre el año fiscal anterior, incluyendo los datos de resumen, los estados financieros y análisis pertinentes. Este es el más importante de todos y el que podría tomarte más tiempo, aunque si has realizado los anteriores no te será tan complicado. Aquí vas a entregar: 

6.- Informes contables

 Es muy conveniente que elabores informes contables mensuales o trimestrales. Esto te permitirá tener mayor control de tu presupuesto, mantener al Comité de Vigilancia informado y contento y te facilitará la redacción de tu informe anual. Incluyen los mismos datos que el informe anual, pero por los periodos que tú decidas.  

Informes = Confianza

Como ves, la clave de tu responsabilidad y reconocimiento ante al Comité de Vigilancia es la comunicación: mientras más información les proporciones mejor te evaluarán y más contentos y conformes estarán con tu trabajo.

Mantener clara y transparente tu gestión crea un vínculo de confianza, y tú necesitas esa confianza y respaldo ante todos los condóminos, en especial cuando surge algún conflicto; pero también para mantener una relación armónica y que te permitan crear una Smart Community

Además, tener disponible la información te ayuda también a llevar el seguimiento y control de tareas, mantenimientos y sobre todo las finanzas. ¡Todos salen ganando!

Consejos para elaborar y entregar informes para el comité de vigilancia

Sabemos que elaborar reportes de calidad puede ser una tarea ardua que llega a tomar horas y noches en vela para su realización, por eso hemos elaborado estos consejos que te ayudarán a realizar esta importante tarea. 

¿En qué momento hago tantos informes? 

En México la administración de condominios sigue siendo en general un proceso análogo. Datos del sector indican que los administradores dedican el 80% de su tiempo a tareas manuales. 

Hoy que existen tantas herramientas digitales para facilitar el trabajo, no hay razón para no utilizarlas. Los beneficios serán muchos, tendrás menos trabajo y serás más eficaz, con Neivor puedes crear reportes a solo un clic de distancia sin esfuerzos manuales y teniendo más tiempo para ti.

¡Es tiempo de digitalizar procesos, aumentar tu productividad y facilitar muchas de tus labores!